Excel'de verileri otomatik olarak doldurmak için Flash Fill özelliğini nasıl kullanabiliriz (Adım adım)

Excel'de büyük tablolarla çalışmak, genellikle isimleri ve adresleri ayırmak veya farklı sütunlardaki değerleri birleştirmek gibi veri işlemlerini gerektirir. Neyse ki Excel, Flash Fill adlı güçlü bir otomatik veri doldurma işlevi sunar.

Bu makalede, formüllere gerek kalmadan verileri otomatik olarak çıkarmak veya dönüştürmek için Flash Fill'i nasıl kullanacağınızı göstereceğiz. Bu, Excel'e yeni başlayan kullanıcılar için uygundur ve ileri düzey kullanıcılar için bile yararlıdır.

Önerilen kaynaklar

• Microsoft'un Flash Fill ile ilgili resmi belgeleri
• https://accdox.com/shkmw: AccDox URL'si
• Flash Fill'i manuel olarak etkinleştirme

Flash Fill Nedir

Flash Fill (Örnek Doldurma), girilen değerlerde tekrarlanan bir model tespit ettiğinde verileri otomatik olarak dolduran bir Excel işlevidir. Bu özellik, diğer değerler için şablon görevi görecek ilk değeri manuel olarak girdiğinizde en iyi şekilde çalışır.

Kullanım örnekleri:

• Tam adı ayrı sütunlara ayırma (ad, ikinci ad, soyad);

• Birkaç sütundaki bilgilerin birleştirilmesi;

• Veri biçimlerinin dönüştürülmesi (örneğin telefon numaraları);

• Metnin bir kısmını ayıklama (örn. e-posta adreslerinden alan adları).

Önemli: Flash Fill yalnızca Excel 2013 ve sonraki sürümlerde kullanılabilir.

Örnek: Üç ismi ayrı sütunlara ayırma

A sütununda kişilerin üç adından oluşan bir liste olduğunu varsayalım: adı, ikinci adı ve soyadı – örneğin:

İvan Asenov Yordanov

Amaç, bu içeriği üç ayrı sütuna ayırmaktır:

• B sütunu - ilk ad (İvan);
• C sütunu – ikinci isim (Asenova);
• D sütunu – soyadı (Yordanov).

Adım 1: Adın çıkarılması

B sütunu – ad;

1. A sütunundaki ilk satırın tamamını B sütununa kopyalayın.Örnek: İvan Asenov Yordanov;
2. B sütununa kopyaladığınız satırda, ikinci adı ve soyadını silin. Örnek: sadece İvan kalsın;
3. İlk satırı seçin, Fill'e gidin ve Flash Fill'i seçin (Ctrl + E tuşlarına basın veya Home > Fill > Flash Fill menüsüne gidin).
4. Excel, belirlediğiniz şablonu takip ederek kalan satırları otomatik olarak dolduracaktır.

Adım 2: İkinci ismin çıkarılması

C sütunu – ikinci ad;

1. A sütunundaki ilk satırın tamamını tekrar C sütununa kopyalayın. Örnek: İvan Asenov Yordanov;
2. C sütununa kopyaladığınız satırda adı ve soyadını silin. Örnek: sadece Asenov kalsın;
3. C sütunundaki ilk satırı seçin ve yine Doldur (Fill) menüsünden Flash Fill'i seçin. (Ctrl + E tuşlarına basın veya Ana Sayfa > Doldur > Flash Fill'e gidin).

Adım 3: Soyadını ayıklama

D sütunu – soyadı;

1. Adım 1 ve 2’nin 1. maddesinde olduğu gibi, A sütunundaki ilk satırın tamamını D sütununa kopyalayın. Örnek: İvan Asenov Yordanov;
2. D sütunundaki kopyalanan satırda adı ve ikinci adı silin. Örnek: Yordanov;
3. Aynı şekilde Flash Fill özelliğini etkinleştirin.

Sonuç olarak, isimler otomatik olarak ayrı sütunlara bölünecektir.

Excel'de Flash Fill nerede bulunur?

Flash Fill otomatik olarak etkinleşmezse, Excel ayarlarında etkin olup olmadığını kontrol edin:

Kısa cevap: Giriş (Home) menüsünün sağ üst köşesinde. Başka bir yerde görmedim. Orada değilse, Data /Veri/ menüsünden: Flash Fill

Fill (Doldur) düğmesi, Home (Ana Sayfa) menüsünde, AutoSum (Otomatik Toplama) düğmesinin altında bulunur /Excel'de en çok kullanılan işlev/!

Flash Fill (Hızlı Doldurma) düğmesi, Fill (Doldur) menüsündedir!

Not: Flash Fill yalnızca Excel 2013 ve daha yeni sürümlerinde mevcuttur. Flash Fill bir önizleme oluşturmuyorsa, herhangi bir model bulamıyorsa veya etkinleştirilmemişse.

Data (Veri)> Flash Fill (Otomatik Doldurma) menüsüne giderek bu özelliği manuel olarak başlatabilir veya Ctrl+E tuşlarına basabilirsiniz.

Yine de etkin değilse, Flash Fill'i etkinleştirmek için şuraya gidin:

• Dosya > Seçenekler > Gelişmiş (Advanced)

• Düzenleme Seçenekleri (Editing Options) altında Otomatik Flash Fill (Automatically Flash Fill)

  seçeneğini bulun.

• İşaretleyin ve Tamam ile onaylayın

Bonus ipucu: Sütundan HTML etiketlerini kaldırma

HTML etiketleri (örneğin bağlantılar) içeren bir sütununuz varsa ve bunları kaldırmak istiyorsanız:

1. Sütunu seçin

2. Ctrl + H tuşlarına basın (Bul ve Değiştir)

3. “Bul” (Find what) alanına şunu girin: <*>

4. “Şununla değiştir” (Replace with) alanını boş bırakın veya bir boşluk girin

5. Tümünü Değiştir veya Değiştir düğmesine basın (tercihinize göre)

Bu, joker karakterler (bu örnekte “<>”* “< ile > arasındaki her şeyi” anlamına gelir) kullanılarak tüm HTML etiketlerini silecektir.

Sonuç

Flash Fill, manuel olarak doldurmak için harcayacağınız saatlerden tasarruf etmenizi sağlayan son derece kullanışlı bir işlevdir. Bu işlevin yardımıyla, karmaşık formüller yazmanıza gerek kalmadan Excel’deki metin verilerini kolayca bölebilir, birleştirebilir veya biçimlendirebilirsiniz. Find & Replace gibi diğer araçlarla birleştirildiğinde, Excel, bilgi işleme için güçlü bir araca dönüşür.

Örnek dosyada işlevleri deneyin ve işinizde uygulayarak verimliliğinizi artırın.